Digitalisierung in der Gastronomie

Was es bringt und mit welchen Tools es simpel gelingt

Digitalisierung ist in aller Munde. Und selbst, wenn wir es manchmal nicht mehr hören können, wollen wir das Thema als Gastgebende nicht ausklammern. Eine neue Umfrage der Digitalisierungsplattform kollex zeigt, dass bei etwa 2/3 der Befragten die Sorge vor hohen Kosten und Aufwand ihre Digitalisierungsvorhaben verhindert oder bremst. Auch fehlende Kenntnisse oder Unwissen über Beratungsangebote und Gesetze tragen dazu bei. Damit der Start etwas leichter fällt, fassen wie Ihnen hier die wichtigsten Digitalisierungschancen zusammen, inklusive konkreter Tool-Anbieter aus dem (Über-)Angebot. Dazu nehmen wir das Back-Office Ihres Betriebes und das Kundenerlebnis genauer unter die Lupe und stellen Ihnen sechs Benefits digitaler Lösungen für Hoteliers und Gastronomen vor, die echten Mehrwert schaffen können:

1. Benefit: Digitale Tools optimieren Ihr Einkaufsmanagement
2. Benefit : Digitale Tools erleichtern die Personalplanung im Unternehmen
3. Einfach rund – Das perfekt abgestimmte Gästererlebnis dank standardisierter Abläufe
4. Benefit : Kundenkontakt geht noch enger – Digitale Tools verbessern Ihre Kundenkommunikation durch zusätzliche Kontaktanlässe
5. Benefit: Digitale Tools erleichtern die Integration zusätzlicher Standbeine
6. Benefit: Infrastruktur wird digitaler Service – und mehr Kundendaten sind das Resultat

Moderne Softwarelösungen optimieren Ihr Back-Office

Da es nicht erst seit gestern Software für die Warenerfassung oder Personalfragen gibt, erscheint die Notwendigkeit für das Testen neuer Technologien gering. Dass moderne Programme noch etwas mehr können als Excel oder herkömmliche Warenwirtschaftssysteme und Ihnen die Planung mit den Mitarbeitenden erleichtert, demonstrieren die folgenden Beispiele.

Benefit 1: Digitale Tools optimieren Ihr Einkaufsmanagement

Intelligente Apps unterstützen Sie in Ihrer Prozesskette vom Einkaufsmanagement bis zur Entsorgung dabei, genauer zu planen und besser zu kalkulieren. Fangen wir am Ende der Kette mit einem relevanten und außenwirksamen Stichwort an: Nachhaltigkeit. Wie können Gastronomen Abfall und Essensverschwendung vermeiden und gleichzeitig ihre Warenbestellung optimieren? Moderne Softwaresysteme sind in der Lage, auf Grundlage des Gästeverhaltens und täglich wechselnden Informationen wie dem Wetter oder Ferienzeiten zu kalkulieren, welche Lebensmittelmengen voraussichtlich gebraucht werden. Dank künstlicher Intelligenz (KI) lernen die Systeme jeden Tag auf Basis Ihrer eigenen Daten dazu. Ein Beispiel im Bereich Systemgastronomie, Gemeinschaftsverpflegung und Bäckerei ist die Plattform Delicious Data. Auch ohne KI sorgt die cloudbasierte, digitale Warenerfassung für Echtzeit-Abruf von überall, Analyse des Warenbestandes, Warnsysteme, Menü- und Preisplanung. So wird der Wareneinsatz genauer kalkuliert – spart Kosten und schont Ressourcen. Viele Anbieter liefern hier einzelne Produkte und sind modular erweiterbar oder lassen sich mit anderer Software, etwa Kassensystemen, verbinden. Speziell für den Heißgetränke-Bereich bietet unser Kaffeepreiskalkulator die Möglichkeit, Ihren aktuellen Bedarf für die weitere Warenwirtschaft richtig einzuschätzen.

Vergleichen Sie digitale Tools zum Beispiel von foodnotify, Amadeus360 oder gastronovi.

Benefit 2: Digitale Tools erleichtern die Personalplanung im Unternehmen

Schichtpläne aufstellen und umplanen, das dauert meist lange und nicht alle Wünsche Ihrer Mitarbeitenden können erfüllt werden. Sparen Sie Zeit und Geld dank einer übersichtlichen und fairen Personalplanung. Statt Schichtpläne in Papierform oder halb-digital mit Excel zu erstellen, können diese mit smarten Tools online erstellt werden. Neben der eigentlichen Serviceplanung können Zeitstempel, Urlaubsplanungen und die automatische Änderung von Dienstplänen bei Tausch oder Krankheit gleich miterledigt werden. Viele Anbieter ermöglichen außerdem eine Mitarbeiter-App und geeignete Schnittstellen zur Lohnabrechnung. Diese Programme sind häufig nicht ganz billig, behaupten sich aber meist gegenüber stundenlangem Hin- und Herschieben und dem einhergehenden Kopfschmerz. Das Resultat? Zufriedenes Personal und mehr Zeit für andere Baustellen. Schauen Sie sich für Inspiration bei Anbietern wie gastromatic und Papershift oder auch günstigeren Alternativen wie Aplano um. Die Testversionen sind meist kostenlos und können zwischen 14 und 30 Tagen genutzt werden. .

Das Gästeerlebnis – mehr Service und Sichtbarkeit durch zentrales, automatisiertes Arbeiten

Wenn Kund*innen bei Ihnen buchen, möchten Sie das volle Programm. Von der Reservierung bis zum Service vor Ort soll das Erlebnis für Ihre Gäste so reibungslos wie möglich ablaufen. Und auch im Nachgang hilft es, eine Möglichkeit zur unkomplizierten Bewertung zu bieten.

Stellen Sie sich vor, eine Kundin möchte spontan ein Restaurant finden, sucht von zu Hause lange nach passenden Restaurants und steckt anschließend in der Warteschlange. Statt zu zweit kommt sie mit vier Personen, ein Missverständnis am Telefon, da es in der Küche zu laut war. Digitale Tools greifen hier Ihrem Personal unter die Arme und schaffen Transparenz.

Benefit 3: Einfach rund – Das perfekt abgestimmte Gästererlebnis dank standardisierter Abläufe

Was früher über Telefon, Reservierungsbuch, Flyer oder vielfache Laufwege gelöst wurde, kann mit ganzheitlichen Softwarepaketen in einem Rutsch passieren – automatisch, zeitunabhängig und ohne Anwesenheit des Personals. Durch die zentrale Hinterlegung von Informationen bleiben alle Beteiligten während des ganzen Prozesses im Bilde. Buchungsdetails oder Zusatzwünsche liegen Ihnen und Ihren Gästen digital vor und sind über App oder Browser von überall zugänglich. Dort finden Sie auch Ansprechpartner und praktische Erinnerungen oder können eine Bewertung abgeben. Alles in einer Mappe, nur eben digital. Besonders im Bereich Hotel, Apartment & Co. werden Zimmer-Buchung, Check-in, Gästemappe, Reservierungen, Chat und E-Mail Versand, Impfnachweis etc. zunehmend per Klick bereitgestellt. Gäste nutzen die App oder scannen den QR-Code und erledigen den Rest. Praktisch bei Personalmangel oder eben auch in Pandemiezeiten. Das Wegfallen von Papiernotizen und Reservierungsbüchern ist nur ein weiterer Bonus. Schauen Sie sich um bei z.B. gastfreund , Code2order , SuitePad.

Benefit 4: Kundenkontakt geht noch enger – Digitale Tools sparen Zeit und intensivieren den Kundenkontakt

Gäste, die spontan vorbeischauen oder kurzfristig absagen, Doppelbelegung oder unpassende Öffnungszeiten: Das Stichwort Auslastung ist für viele Betriebe im Gastgewerbe ein hart umkämpftes Thema. Smarte Booking-Apps /Reservierungssysteme schaffen hier Abhilfe. Ganz einfach Reservierungen vornehmen, ändern und dank automatisierter Buchungsbestätigung Ihre Restaurantkapazität voll ausschöpfen. Verfügbarkeiten werden automatisch geprüft – Sie müssen sich um (fast) nichts kümmern und sind 24/7 erreichbar für tausende App-Nutzer*innen. Neben Zeitersparnis in der Planung können Sie so den Kundenkontakt spielerisch intensivieren, etwa durch personalisierte E-Mails und Events (z.B. Happy Hour), Newsletter-Angebote, Feedbackanfragen und Wartelisten. Während auf der Geben-Seite die Systemeinrichtung und Profilerstellung stehen, können Sie auf der Haben-Seite Ihr Kundenmanagement verbessern und No-Shows eindämmen – ein Zeit- und Kostenfaktor. Mehr Reichweite und wertvolle Insights in Ihren Kundenstamm sind weitere mögliche Vorteile. Beliebte Beispiele sind TheFork und opentable.

Benefit 5: Digitale Tools erleichtern die Integration verschiedener Standbeine

Vor-Ort, zur Abholung oder geliefert: Die unterschiedlichen Bestellwege brauchen eine gute Koordination. Spätestens seit zwei Jahren gibt es einen steigenden Bedarf an Allround-Lösungen für Restaurants mit Lieferservice. Features wie Fahrer-App, Selbstbedienungsterminal, Webshop oder intelligentes Küchensystem ermöglichen die Integration der verschiedenen Standbeine. Statt Zettelhaufen gibt es digitale Bons und Bestellstatus in Echtzeit, was Fehler erheblich reduzieren und die Abstimmung verfeinern kann. Lieferungen können häufig mit externen Anbietern wie Lieferando oder Wolt verknüpft werden. Unterscheiden Sie hier zwischen simpleren und komplexeren Angeboten, etwa von SimplyDelivery oder Gustoco.

Benefit 6: Infrastruktur wird digitaler Service – und Kundendaten oben drauf

Anstatt einzelne Einsatzorte zu digitalisieren, bieten immer mehr digitale Tools ein sehr breites Portfolio, das die meisten Bedürfnisse von Unternehmer*innen mit nur einer Software abbilden soll. Besonders relevant sind dabei auch viele Schnittstellen zu anderen Diensten wie Liefer-, Rating- oder Einkaufsplattformen. Die smarte Vernetzung von Arbeitsbereichen wie Kasse, Lager, Personal und Kunde ermöglicht eine zentrale Geschäftsleitung. Gleichzeitig können einzelne Abteilungen detailliert analysiert werden – dank umfangreicher Sammlung von Unternehmens- und Kundendaten. Was das bringt? Zum einen eine teils erhebliche Zeitersparnis und Kostensenkung. Dabei geht es etwa um Reduktion der Laufwege durch Funkbons, schnellere Bestellaufnahme via Tablet und “geschenkte Zeit“ durch weniger Verwaltungsaufwand. Gastrovi wirbt beispielsweise damit, dass 82% ihrer Kunden Zeit sparen. Die Potentiale großer Allround-Lösungen versus kleinerer Module muss jedes Unternehmen individuell abwägen. Sicher ist aber, dass die Digitalisierung eine objektivierbare Datenerfassung ermöglicht. Nebst der genannten Vorteile für Kalkulation und Controlling können Sie so Ihre Zielgruppe besser kennenlernen und neue Zielgruppen bestimmen. Obwohl das Thema Privatsphäre hier viele Unternehmer*innen abschreckt, erfolgt die Datenerfassung dank Datenschutzrichtlinien typischerweise anonym. Das Sammeln und Analysieren unzähliger Datenpunkte sorgt dafür, dass Sie bestimmte Kundengruppen einfacher erreichen, ihnen personalisierte Angebote machen und die Kundenbindung erhöhen können.

Das digitalisierte Gasterlebnis – Ihre Vorteile auf einen Blick:

Vereinfachte Kommunikation – intern und extern
Team und Gäste sind jederzeit informiert. Chatroom, Erinnerungen, Buchung und Feedback für Gäste – egal wann.
Wechselnde Angebote können effizient und zentral aktualisiert werden
z.B. wie Menu, Hotelmagazin oder Verfügbarkeitsinformationen
Ein flüssiger Ablauf ist auch ohne ständige Präsenz Ihrer Mitarbeiter*innen möglich
Lieferservice und In-Haus werden sinnvoll ergänzt oder integriert
Konzentration von Bestellung im Haus, Take-away und Lieferservice in einer Software oder via Schnittstelle, mehr Struktur und stetige Bestellupdates.
Mehr Zeit für Kund*innen und Personal
durch Prozessautomation und gleichzeitiges Arbeiten
Erschließung neuer Zielgruppen und verbesserter Kundenkontakt
über Datenerfassung und kürzere Wege zum Kunden via Chat, Profil und personalisierte Angebote

Fazit: Hauptsache machen – und das wird gefördert!

Nicht nur die Corona-Krise hat vielen Unternehmen schmerzlich bewusst gemacht, wie wichtig Digitalisierung ist. Für das Gastgewerbe sind Innovation, digitale Lösungen und technischer Fortschritt eine Chance, sich von der Konkurrenz abzuheben, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und dabei den Kundenservice stetig auszubauen. Wie? In einem Gewerbe, das von sozialem Austausch lebt, ist die Angst vor “zu viel online” verständlich. Aber gut digitalisierte Abläufe verbessern unseren Kundenkontakt, wenn durch Automatik und bessere Abstimmung weniger Arbeit anfällt. Dann können wir entspannter arbeiten und haben sogar etwas mehr Zeit für das Tischgespräch mit den Gästen. Durch eine verlängerte Kundeninteraktion, etwa eine feingliederige Kommunikation entlang des Reservierungsprozesses schaffen wir zusätzliche Kontaktpunkte.

Auf der Plattform Förderwegweiser finden Sie eine Auflistung von Förderprogrammen der Europäischen Union, des Bundes sowie der Bundesländer, die nach den speziellen Anforderungen der Hotellerie und Gastronomie ausgewählt werden können.